Création et gestion d'une entreprise en Chine
Enregistrement d'une société
L'enregistrement d'une société en Chine implique une série de procédures et d'exigences.
La gouvernance d'entreprise
Actionnaires, Conseil d'administration, Superviseurs, Représentant légal, Directeur général.
Cachets d'entreprise chinoise
Les cachets d'entreprise (également connus sous le nom de chops) jouent un rôle crucial dans les opérations quotidiennes en Chine.
Enregistrement d’une société en Chine
L’enregistrement d’une société en Chine implique une série d’étapes et d’exigences réglementaires bien définies.
Considérations préalables à l’enregistrement
Avant de commencer le processus d’enregistrement, les investisseurs doivent prendre des décisions sur ces points importants :
Objet social : Définir clairement l’objet social de la société est crucial, car il détermine les activités que la société est légalement autorisée à exercer. L’objet social doit être soigneusement rédigé et approuvé par les autorités.
Capital social : Les investisseurs doivent déterminer le montant approprié du capital social en fonction du plan d’affaires et des directives réglementaires. Le capital social doit être libéré dans les cinq ans suivant l’enregistrement de la société.
Nom de la société : Le nom de la société doit être unique et approuvé par l’Administration for Market Regulation (AMR) locale. Le nom doit généralement inclure le lieu, le commerce, l’industrie et la forme juridique.
Pré-approbation du nom de la société
La première étape officielle consiste à obtenir la pré-approbation du nom de la société auprès de l’AMR locale. Le processus comprend :
La soumission de plusieurs propositions de noms par ordre de préférence.
L’attente de l’approbation, qui prend généralement de 3 à 5 jours ouvrables.
Une fois approuvée, la réservation du nom est valable pour une durée de six mois.
Rédaction et soumission des documents
Les documents suivants doivent être préparés et soumis à l’AMR :
Statuts (Articles of Association) : Document essentiel décrivant la structure de gouvernance de la société, les apports en capital, la répartition des bénéfices et d’autres aspects clés.
Informations sur les actionnaires et les administrateurs : Détails des actionnaires, des administrateurs et du représentant légal, y compris les documents d’identification.
Contrat de location : Preuve de l’adresse enregistrée de la société, généralement sous la forme d’un contrat de location ou d’un certificat de propriété.
Enregistrement de la société auprès de l’AMR
Une fois tous les documents requis préparés, ils sont soumis à l’AMR locale. Le processus comprend :
Soumission de la demande : Tous les documents, y compris la pré-approbation du nom de la société, les statuts, etc., doivent être soumis.
Examen et approbation : L’AMR examine la demande, ce qui prend généralement de 5 à 10 jours ouvrables.
Délivrance de la licence commerciale : Après approbation, l’AMR délivre une licence commerciale, qui marque officiellement la création de la société.
Procédures post-enregistrement
Après avoir obtenu la licence commerciale, plusieurs étapes supplémentaires doivent être effectuées :
Gravure des sceaux de la société : La société doit faire graver des sceaux officiels (sceau de la société, sceau financier, sceau du représentant légal, etc.), qui sont essentiels pour mener des activités commerciales.
Ouverture d’un compte bancaire professionnel : Un compte bancaire doit être ouvert dans une banque chinoise. Ce compte est utilisé pour toutes les transactions commerciales, y compris l’injection de capital et les paiements d’impôts.
Enregistrement fiscal : Bien que l’enregistrement fiscal soit désormais intégré à la licence commerciale, les sociétés doivent encore accomplir certaines procédures post-enregistrement auprès du bureau des impôts local, notamment l’obtention du numéro d’identification fiscale et l’enregistrement à la taxe sur la valeur ajoutée (VAT).
Enregistrement à l’assurance sociale : Les sociétés doivent s’enregistrer auprès du bureau de l’assurance sociale pour cotiser aux prestations de sécurité sociale des employés.
Enregistrement auprès du change (pour les FIE) : Si la société est à investissement étranger, elle doit s’enregistrer auprès de la State Administration of Foreign Exchange (SAFE) pour gérer les transactions en devises étrangères et les fonds du compte de capital.
Licences et permis spéciaux
En fonction du secteur d’activité et de l’objet social, des licences ou permis supplémentaires peuvent être requis :
Licences spécifiques au secteur : Certains secteurs, tels que l’agroalimentaire, les produits pharmaceutiques et l’éducation, nécessitent des licences d’exploitation spécifiques.
Approbations environnementales : Les entreprises susceptibles d’avoir un impact sur l’environnement doivent obtenir une autorisation environnementale auprès des autorités compétentes.
Respect de la Negative List (pour les investisseurs étrangers)
Les investisseurs étrangers doivent s’assurer que leurs activités ne sont pas restreintes ou interdites en vertu de la Negative List pour l’investissement étranger en Chine. Si les activités proposées relèvent de catégories restreintes, des approbations spéciales ou des joint-ventures avec des partenaires chinois peuvent être requises.
Conclusions
Une fois toutes les procédures terminées, la société peut légalement commencer ses opérations. Le respect des obligations courantes, telles que les rapports annuels, les déclarations fiscales et la tenue d’une comptabilité appropriée, est crucial pour assurer la pérennité et le succès opérationnel. Points clés à considérer :
Le processus peut prendre du temps, surtout pour les investisseurs étrangers, et implique une paperasse importante.
Les autorités locales peuvent avoir des exigences ou des procédures spécifiques qui varient légèrement d’une région à l’autre.
Une assistance professionnelle auprès d’un cabinet juridique ou de conseil en entreprise est souvent conseillée pour naviguer dans la complexité de la réglementation des affaires en Chine.
La gouvernance d’entreprise au sein d’une société chinoise
La gouvernance d’entreprise pour une société à responsabilité limitée (LLC) en Chine est régie principalement par la Company Law de la République populaire de Chine.
La structure de gouvernance
La structure de gouvernance comprend les actionnaires, le conseil d’administration, les superviseurs et le représentant légal. Une LLC en Chine dispose généralement des organes de gouvernance suivants :
Assemblée générale des actionnaires : L’autorité suprême au sein de la société, responsable des décisions majeures.
Conseil d’administration (ou administrateur exécutif) : Responsable de la gestion et de la prise de décision sur les affaires de la société.
Superviseurs ou conseil de surveillance : Responsables de superviser les actions du conseil d’administration et de la haute direction pour prévenir la fraude ou les abus.
Représentant légal : Une personne clé qui agit au nom de la société et détient une autorité juridique significative.
Assemblée générale des actionnaires
Rôle et autorité
L’assemblée générale des actionnaires est l’organe de décision suprême de la société.
Elle a le pouvoir de nommer ou de révoquer les administrateurs, les superviseurs et le représentant légal.
Elle approuve les politiques majeures de la société, les décisions financières, la distribution des bénéfices et les modifications des statuts.
Procédures de prise de décision
Convocation des réunions : Des réunions ordinaires doivent être tenues chaque année, tandis que des réunions extraordinaires peuvent être convoquées selon les besoins.
Quorum et vote : Les décisions requièrent généralement un vote à la majorité, sauf disposition contraire dans les statuts. Pour les décisions majeures, telles que les modifications des statuts ou la révocation des administrateurs, une majorité des deux tiers peut être requise.
Conseil d’administration
Rôle et composition
Le conseil d’administration est responsable de l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale des actionnaires et de la gestion des opérations de la société.
Une LLC doit avoir entre 3 et 13 administrateurs, mais les petites sociétés peuvent avoir un administrateur exécutif unique au lieu d’un conseil.
Le conseil comprend généralement un président qui dirige les réunions du conseil.
Nomination et révocation des administrateurs
Nomination : Les administrateurs sont nommés par l’assemblée générale des actionnaires. Leur mandat est généralement de trois ans mais ils peuvent être réélus à l’expiration de celui-ci.
Révocation : L’assemblée générale des actionnaires peut révoquer un administrateur avant la fin de son mandat, généralement par une résolution adoptée à la majorité. Cela nécessite une raison valable et le respect de toute procédure pertinente prévue dans les statuts.
Conseil de surveillance ou superviseurs
Rôle et fonction
Le conseil de surveillance (ou les superviseurs individuels) est responsable de la supervision des affaires financières de la société et de la conduite des administrateurs et de la haute direction.
Les superviseurs ont le droit d’inspecter les comptes de la société et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Nomination et révocation des superviseurs
Nomination : Les superviseurs sont nommés par les actionnaires. Si un conseil de surveillance est utilisé, il se compose généralement d’au moins trois membres, dont des représentants des employés.
Révocation : Comme les administrateurs, les superviseurs peuvent être révoqués par l’assemblée générale des actionnaires, en suivant les procédures décrites dans les statuts.
Selon la version révisée de la Company Law de la Chine (en vigueur depuis le 1er juillet 2024), les sociétés à responsabilité limitée (LLC) peuvent choisir de ne pas avoir de conseil de surveillance ni même de superviseurs individuels si tous les actionnaires sont unanimement d’accord.
Représentant légal
Rôle et importance
Le représentant légal est le cadre le plus critique de la société et est légalement responsable des actions de la société.
Cette personne est généralement le président du conseil d’administration, l’administrateur exécutif ou le directeur général.
Nomination du représentant légal
Procédure : Le représentant légal est nommé par le conseil d’administration ou l’assemblée générale des actionnaires, selon la structure de gouvernance de la société.
Exigence de dépôt : Une fois nommé, les détails du représentant légal doivent être déposés auprès de l’AMR locale. Le nom du représentant légal figure sur la licence commerciale.
Révocation et remplacement du représentant légal
Motifs de révocation : Un représentant légal peut être révoqué pour faute, manquement à ses obligations ou à la discrétion des actionnaires ou du conseil, tant que cela respecte les statuts de la société.
Procédure :
Résolution du conseil/des actionnaires : La décision de révoquer et de remplacer le représentant légal doit faire l’objet d’une résolution formelle.
Notification et approbation : La décision doit être notifiée à l’Administration for Market Regulation (AMR), et un nouveau représentant légal doit être nommé.
Mise à jour de l’enregistrement : Le changement doit être enregistré auprès de l’Administration for Market Regulation (AMR), et une nouvelle licence commerciale reflétant ce changement sera délivrée. Ce processus implique généralement la soumission de la résolution, des documents d’identité du nouveau représentant légal et des statuts modifiés.
Directeur général
Rôle et fonction
Le directeur général, s’il est nommé, supervise les opérations quotidiennes et rend compte au conseil d’administration. Le directeur général peut également servir en tant que représentant légal ou administrateur.
Nomination et révocation
Nomination : Le directeur général est nommé par le conseil d’administration ou l’administrateur exécutif.
Révocation : Le conseil d’administration peut révoquer le directeur général, souvent en raison de ses performances ou de changements de politique. Le processus nécessite généralement une résolution formelle.
Conflits et reporting
Résolution des conflits
En cas de litige entre les actionnaires, les administrateurs ou les superviseurs, les statuts de la société doivent définir les procédures de résolution des conflits.
Si les mécanismes internes échouent, les parties peuvent recourir à l’arbitrage ou aux tribunaux, conformément au droit chinois.
Conformité et reporting
Tous les changements concernant les administrateurs, les superviseurs et le représentant légal doivent être notifiés à l’Administration for Market Regulation (AMR) dans les 30 jours suivant le changement.
Le non-respect des règles de gouvernance d’entreprise peut entraîner des sanctions, des responsabilités juridiques et, dans les cas graves, la radiation de la société.
Cachets d’entreprise en Chine
En Chine, les cachets d’entreprise (aussi appelés « Chops ») jouent un rôle crucial dans les opérations quotidiennes et les activités juridiques d’une société. Ils possèdent une valeur juridique significative, dépassant souvent celle d’une simple signature. Chaque cachet remplit une fonction spécifique et son utilisation est strictement réglementée.
Types de cachets d’entreprise et leurs fonctions :
Cachet officiel de l’entreprise (aussi appelé « Company Chop », 公司公章)
Fonction : Il s’agit du cachet le plus important, utilisé pour tous les documents officiels, contrats et correspondances de l’entreprise. Il représente l’autorité de la société et est juridiquement contraignant.
Apparence : Généralement rond, portant le nom de l’entreprise en caractères chinois et son numéro d’enregistrement.
Usage : Requis pour signer des contrats, des résolutions d’entreprise, des documents bancaires, des déclarations fiscales et d’autres activités corporatives majeures.
Cachet du représentant légal (法人章)
Fonction : Représente le représentant légal de l’entreprise. Il est utilisé pour les approbations de haut niveau, les transactions financières importantes et les documents juridiques.
Apparence : Généralement ovale ou rectangulaire, portant le nom du représentant légal.
Usage : Utilisé pour l’ouverture de comptes bancaires, la signature de chèques et les documents de haut niveau nécessitant l’approbation du représentant légal.
Cachet financier (财务章)
Fonction : Utilisé pour les transactions financières, telles que l’émission de chèques, le traitement des opérations bancaires et la gestion des documents liés à la fiscalité.
Apparence : Souvent rond avec le nom de l’entreprise et la mention « 财务专用章 » (signifiant « Cachet financier »).
Usage : Requis pour l’émission de factures, la gestion des comptes bancaires de l’entreprise et la paperasse financière.
Cachet de contrat (合同章)
Fonction : Spécifiquement utilisé pour apposer le sceau sur les contrats. Ce cachet est facultatif mais couramment utilisé pour distinguer l’exécution de contrats des autres opérations commerciales.
Apparence : Similaire au cachet officiel de l’entreprise, mais peut inclure la mention « 合同专用章 » (signifiant « Cachet de contrat »).
Usage : Utilisé exclusivement pour les contrats et accords de l’entreprise.
Cachet de facture (发票章)
Fonction : Utilisé pour l’émission et la validation des factures d’entreprise (fapiao). Il est obligatoire pour toutes les entreprises émettant des factures en Chine.
Apparence : Rond, généralement marqué de « 发票专用章 » (signifiant « Cachet de facture ») et du nom de l’entreprise.
Usage : Requis pour tamponner toutes les factures officielles émises par l’entreprise.
